Perancangan Sistem

Erfan Rusdi S.Kom

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

A. ANALISIS SISTEM

Analisis Sistem adalah Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan – permasalahan , kesempatan – kesempanan , hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya .

Sistem informasi adalah Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan

Contoh : sistem informasi akuntansi

sistem informasi pemasaran

sistem informasi manajemen persediaan

sistem informasi personalia

sistem informasi distribusi

sistem informasi pembelian

sistem informasi kekayaan

sistem informasi analisis kredit

sistem informasi penelitian dan pengembangan

Sistem adalah Kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu .Contoh elemen dalam organisasi

1. Ketua, Puket I, Puket II, Puket III, Progdi, BAU,BAAK, Perpustakaan, Laboratorium, dll

2. Direktur, Pemasaran , Keuangan, Produksi, Penjualan, Inventory, dll

Sistem adalah Jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Prosedur adalah Suatu urut – urutan operasi klerikal ( tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi .

Contoh prosedur: Prosedur pengisian KRS

Prosedur Pembayaran Spp

Prosedur Pengambilan Skripsi

Prosedur Ujian PKL

Prosedur pembelian barang

Prosedur penjualan barang, dll

Informasi Adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimannya . Kwalitas Informasi adalah

1. Akurat adalah informasi harus bebas dari kesalahan.
2. Tepat pada waktunya adalah informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat .
3. Relevan adalah informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya .

B. DESAIN / PERANCANGAN SISTEM SISTEM 196

Menurut Robert J, Versello / John Reuter III Tahap setelah analisis dari pengembangan sistem , pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi , menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk .

Menurut George M.Scott Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan , tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen – konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar – benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem .

C. PENGEMBANGAN SISTEM

1. Sistem yang Ada

Ø Permasalahan

Ø Kesempatan

Ø Instruksi

2. Pengembangan Sistem

Ø Memecahkan masalah

Ø Meraih kesempatan

Ø Memenuhi instruksi

3. Sistem yang Baru

D. PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM

Pengembangan Sistem ( systems Development ) dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut.

1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa:

a. ketidak beresan

Ketidak beresan dalam sistem lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroprasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini dapat berupa :

Ø Kecurangan yg disengaja menyebabkan tidak amanya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.

Ø Kesalahan yang tidak disengaja yang dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin

Ø Tidak efisien operasi

Ø Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan .

b. Pertumbuhan Organisasi

Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunya sistem baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume kebutuhan data semakin meningkat perubahan prinsip akuntansi yang baru.

Karena adanya berubahan ini maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi sehingga sistem yang lama sudah tidak memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manjemen.

1. Untuk meraih kesempatan-kesempatan

Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya . Perangkat keras komputer dan perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang .

Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan menyediakan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan yang ada.

Bila pesaing dapat memanfaatkanya sedang perusahaan tidak dapat memanfatkan teknologi ini maka kesempatan akan jatuh ketangan pesaing . Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang – peluang pasar, pelayangn yang meningkat kepada langganan dsb.

1. Adanya instruksi-instruksi

Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya intruksi dari atas pimpinan ataupun dariluar organisasi, seperti peraturan pemerintah. Dengan telah dikembangkanya sistem yang baru maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan berhubungan dengan PIECES (harus memenuhi standar PIECES):

a. Performance/kinerja peningkatan terhadap kinerja ( hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yg dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

b. Information ( informasi ) , peningkatan aterhadap kualitas informasi yang disajikan.

c. Economy ( ekonomis ) peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan / penurunan biaya yang terjadi.

d. Control ( pengendalian ) peningkatan terhadap pengendalian untuk menditeksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi.

e. Efficiency (efisiensi) peningkatan terhadap efisiensi oprasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya di bagi dengan inputnya.

f. Services ( pelayanan ) peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

E. JENIS SISTEM

1. Transaction Processing Systems

Sistem informasi yang terkomputerisasi yg dikembangkan utk proses data dlm jml besar utk transaksi bisnis dan inventarisasi/ Secara manual untuk diproses ke komputer. Sistem tanpa batas ( organi berinteraksi dg lingk ekternal)

1. Office Automation Systems

OAS mendukung pekerja data/memanipulasi data aspek OAS Word Processing, spreadsheets, destop publishing, electronic scheduling, komunikasi lewat email, vidio conferencing

1. Knowledge Work Systems/KWS

KWS adl mendukung pekerja profesional seperti ilmuwan SI, S2, S3 utk menciptakan pengetahuan baru dan mengkontribusikan ke organisasi/masyarakat

1. Sistem Informasi Manajemen

SIM adl sistem informasi yg sudah terkomputirisasi yg bekerja karena adanya interaksi antara manusia dengan komputer tdk menggantikan TPS melainkan mencakup pengolahan transaksi, lebih luas, termasuk analisis keputusan & pembuat keputusan

1. Dcision Support Systems

DSS hampir sama dengan SIM krn masing2 tergantung dari DB sbg sumber data, untuk pendukung pembuat keputusan aktual masih tetap keputusan wewenang eklusif pembuat keputusan.

1. Kecerdasan Buatan/AI

AI adl bidang arsitek lebih tinggi utk sistem ahli/kepakaran disebut sbg knowledge based systems. AI dimaksud utk mengembangkan mesin yg berfungsi scr cerdas, 2 cara melakukan riset AI ( memahami bhs alamiahnya dan menganalisi kemampuan utk berpikir melalui proplem sampai kesimpulan logic. knowledge base adl mesin interferensi yg menghub pengguna dg sistem melalui pertanyaan lewat bhs SQL dan antar muka pengguna . Knowledge enginneering menangkap keahlian pakar membangun Sistem Komp mencakup Expert knowdge kmd mengimplementasi dimas yg akan dating

1. Group Decision Support Systems

GDSS adl membawa kelomp bersama menyelesaikan masalah dg memberi bantuan dengan bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi, skenario. GDSS lebih umum dikenal dengan CSCW.

1. Executive Support Systems

ESS membantu para Exsekutive mengatur interaksi dd linkung eksternal menyediakan pendukung komunikasi ditempat yg bisa diakses di kantor. ESS tergantung pada info yg dihasilkan oleh TPS, SIM, ESS membantu pengguna mengatasi problem keputusan tdk terstruktur yg bukan aplikasi khusus dg menciptakan lingkungan yg kondusif utk memikirkan problem strategis . ESS memperluas & mendukung kemampuan exekutiv memungkinkan mereka membuat lingk tampak masuk akal.

1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan

2. Menetukan syarat2X

3. Mengananalisis kebutuhan sistem

4. Merancang sistem yg direkomendasikan

5. Mengembkan & mendokumentasikan PL

6. Menguji dan mempertahankan sistem

7. Mengimplemsikan & mengevaluasi system

F. PENDEKATAN PENGEMBANGAN SISTEM

1. Pendekatan Klasik Lawan Pendekatan Terstruktur

Pendekatan klasik disebut pendekatan konvensional yaitu pengembangan sistem mengikuti tahapan di system life cycle tanpa dibekali alat & teknik yg memadai ( pl, biaya perawatan, kesalahan besar, keberhasilan kurang terjamin, masalah dalam penerapan sistem

1. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem

Pendekatan sepotong adalah menekankan pd suatu kegiatan tertentu tanpa memperhatikan posisi di SI, sasaran/tujuan dari organisasi

1. Pendekatan Bawah naik

Pendekatan ini dimulai dari level bawah yaitu oprasional, hal ini menekankan ke tahap analisis sistem ( data yg diolah diproses dan hasil output)

1. Pendekatan Atas Turun

Pendekatan ini dimulai dari level atas organisasi yaitu perencanaan strategi, hal ini menekankan ke tahap sasaran dan kebijaksanaan organisasi, dicision analis untuk mengambil keputusan oleh manajemen ( data yg diolah didefinisikan menyusul mengikuti informasi yg dibutuhkan )

1. Pendekatan sistem menyeluruh lawan pendekatan moduler

Pendekatan menyeluruh mrp pendekatan yg mengembangkan sistem serentak scr menyeluruh, pendekatan ini kurang mngena untuk segi keuangan pendekatanya mengarah ke pendekatan terstruktur.( berusaha memecahkan sistem yg rumit lebih mudah dipahami dan dikembangkan & dipelihara) harus tepat waktu sesuai yg direncanakan

1. Pendekatan lompat jauh Vs pendekatan berkembang

Pendekatan Lompat jauh menerapkan perubahan menyeluruh scr serentak menggunakan tehnologi canggih, sangat beresiko, dari perkembangan teknologi, dan biaya terlalu mahal dan komplek.

mendesak diutamaka, pada saat itu.

ANALISIS & PERANCANGAN SISTEM

Diskripsi Singkat

Mata kuliah ini memberikan pengetahuan mengenai asumsi peranan penganalisis sistem, memahami organisasi, menentukan kelayakan, mengelola kegiatan untuk mengambil keputusan yang lebih baik dari sistem lama ke baru.

A. PENDEKATAN SISTEM SECARA PROSEDUR

Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

1. Bagian Dasar Analisis Sistem

 Menganalisis sistem yang konvensioanal/yg berjalan

 Memahami & dampak terhadap SI

 Menentukan kelayakan & mengelola kegiatan analis & perancangan Sistem

1. Bagian Analisis Syarat Informasi

 Mengambil data dengan teknik wawancara, kuesioner, observasi, teknik pengambilan sampel Mengamati perilaku para pembuat keputusan dari lingkungan kantor Metode Pengembangan system PROTOTYPE, SDLC, HIPO, SADT structured Analysis and desigh , W/O warnier /orr, JSD jackson system development, 4GT/ fourth generation technique

1. Bagian Proses Analisis

 Diagram aliran data,

 Menganalisia data (Kamus data, Desain I/O)

 Menganalisis sistem DSS

 Menyiapkan proposal

 Hasil laporan akhir

Menurut Jerry FizGerald, Ardra F FizGerald dan warren D Stallings Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan intruksi yg menerangkan apa( what) yg harus dikerjakan, siapa (Who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakanya.

B. PENDEKATAN SISTEM YANG MERUPAKAN JARINGAN KERJA DARI PROSEDUR LEBIH MENEKANKAN URUTAN OPRASI DIDALAM SISTEM

Menurut Richard F Neushel Suatu prosedur adalah suatu urutan oprasi klerikal( tulis menulis) biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yg seragam dari transaksi bisnis yg terjadi.

Ø Contoh prosedur dalam organisasi

Contoh untuk bisnis

Ø Prosedur pembelian barang

Ø Prosedur penjualan barang,

Ø Prosedure pemasaran dll

Ø Contoh prosedur dalam organisasi untuk sistem akuntansi

Contoh:

Ø Prosedur subsistem akuntansi penjualan

Ø Prosedur subsistem akuntansi pembelian

Ø Prosedur subsistem akuntansi penggajian

Ø Prosedur subsistem akuntansi biaya

Ø Contoh prosedur dalam organisasi

Contoh prosedur Pendidikan

Ø Prosedur pengisian KRS

Ø Prosedur Pembayaran Spp

Ø Prosedure ujian tengah semester

Ø prosedure jian utama

Ø prosedur ujian susulan

Ø Prosedur Pengambilan Skripsi

Ø Prosedur Ujian PKL

C. PENDEKATAN SISTEM SECARA KOMPONEN / ELEMEN

Sistem adalah kumpulan dari elemen-eleman yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Komponen / Elemen

Sistem informasi adalah Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian , mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan – laporan yang diperlukan .

Contoh sistem informasi

Contoh : Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem Informasi Manajemen Persediaan

Sistem Informasi Personalia

Sistem Informasi Distribusi

Sistem Informasi Pembelian

Sistem Informasi Kekayaan

Sistem Informasi Analisis Kredit

Sistem Informasi Penelitian Dan Pengembangan

Contoh elemen/komponen dalam organisasi

Ketua, Puket I, Puket II, Puket III, Progdi, BAU,BAAK, Perpustakaan, Laboratorium, dllDirektur, Pemasaran , Keuangan, Produksi, Penjualan, Inventory, dll

D. PENDEKATAN SISTEM SECARA KOMPONEN

Mempelajari sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem cara pendekatan sistem secara komponen akan lebih mudah sebab untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem harus mengerti dahulu komponen/ elemen dari subsistem tsb. Sebagai contoh dalam sistem akuntansi terdapat subsistem yang telah disebut diatas untuk masing-masing subsistem kemungkinan terdapat subsistem yang kecil / elemen/komponen dari sistem tersebut.

 Komponen dari sistem akuntansi manual dapat terdiri dari dokumen dasar sebagai komponen masukan, proses, output . Data dimasukan diolah menjadi sebuah proses pencatatan, misal buku jurnal, besar,buku pembantu, neraca saldo, serta peralatan-peralatanya merupakan komponen –komponen Pengolah dan laporan keuangan seperti misalnya neraca laporan rugi laba, perubahan modal, laporan laba yang ditahan, serta laporan lainya merupakan komponen keluaran. Selain elemen dari sistem tersebut harus berinteraksi, sistem akuntansi sebagai subsistem dari sistem dari sistem bisnis beriteraksi dengan subsistem yang lainya. Integrasi ini dapat diterapkan dengan prosedur Sebagai ilustrasi dokumen dasar yang berisi data transaksi merupakan komponen masukan untuk sisitem akuntansi. Dokumen dasar tersebut umumnya berasal dari subsistem yang lain, dalam sistem bisnis dapat dari subsistem penjualan, produksi, personalia.

KOMPONEN SISTEM

Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem maka maka perusahaan dapat disebut sebagai sub sistem . Demikian juga bila perusahaan dipandang suatu sistem maka sistem akuntansi adalah sub sistemnya. Kalau sistem akuntansi dipandang sebagai suatu sistem maka perusahaan adlah supra system dan industri adalah supra dari supra system.

BATAS SISTEM

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainya atau dengna lingkungan luarnya. Batas sistem dengan sistem yang lainya / dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup/scope dari sistem tsb.



LINGKUNGAN LUAR SISTEM

Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi oprasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan/merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian hrs tetap dijaga dan dipelihara serta dipertahankan . Sedang yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

PENGHUBUNG SISTEM

Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainya . Melalui memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke sub sistem yang lainya. Keluaran dari suatau sub sistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lainya dengan melalui penghubung menjadi subsistem dapat berinteraksi dengan sub sistem yang lainya membentuk satu kesatuan.

MASUKAN SISTEM

Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem . Masukan dapat berupa masukan perawatan/maintenance input dan masukan sinyal. Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroparasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh didalam sistem komputer program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoprasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

KELUARAN SISTEM

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.Keluaran dapat dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain / kepada supra sistem. Misal sistem komputer panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembungan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

KLASIFIKASI SISTEM

Ø Sistem abstrak/abstract system

 Sistem abtrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide yang tidak tampak secara fisik.( sistem teologia sistem berupa pemikiran hub antar manusia dengan tuhan

Ø Sistem fisik/physical system

 Sistem fisik adalah suatu sistem yang nyata bisa dilihat hasil bentuknya.( sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi)

Ø Sistem alamiah /natural system

 Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia( sistem perputaran bumi).

Ø Sistem buatan manusia/human made system

 Sistem buatan manusia sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yg melibatkan interaksi antar manusia dengan mesin, disebut human machine system/man machine system, contohnya adalah sistem informasi .

Ø Sistem tertentu/deterministic system

 Sistem tertentu beroprasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi antar bagian dapat didikteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah sistem tertentu yg tingkah lakunya dpt dipastikan berdasarkan program yg dijalankan.

Ø Sistem tak tertentu probabilistic system

 Sistem tak tertentu adl sistem yang kondisi masa depan tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas

Ø Sistem tertutup /closed system

 Sistem tertutup merupakan sistem yg tdak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar. Scr teoritis sistem tertutup ini ada, ttp kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Yang ada hanyalah relatively closed system (scr relativ tertutup tidak benar benar tertutup).

Ø Sistem terbuka /Open system

 Sistem terbuka merupakan sistem yg berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lainya. Karena sifatnya terbuka maka suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sehinga scr relatif tertutup krn sistem tertutup akan bekerja scr otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.

E. KONSEP DASAR INFORMASI

Informasi Adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimannya . Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yg kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh kerdil dan akhirnya berakhir.



Robert N anthony dan john dearden menyebut keadaan dari sistem dalam hubunganya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy. Informasi yang berguna bagi sistem akan menghindari proses entropy yangdisebut dengan negative entrapy /negentropy.Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum/data item.

Data adalah kenyataan yg menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian/even adalah suatu yg terjadi pada saat tertentu. Didalam dunia bisnis kejadian nyata yg sering terjadi adl perubahan dari suatu nilai yg disebut dengan transaksi. Misal penjualan adl transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang / piutang dagang. Kesatuan nyata / fact dan entity adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat benda dan orang yg betul betul ada dan terjadi.

Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Pertanyaanya adalah darimana informasi tersebut dapat di dapatkan? Informasi dapat di peroleh dari sistem informasi (information System) atau disebut juga ngan processing system atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert.A Leitch dan K. Roscoe Davis Sebagai berikut: Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

F. KONSEP DASAR SISTEM

Kwalitas dari suatu informasi ( quality of information tergantung dari tiga hal, yaitu Informasi harus :

Ø Akurat adalah informasi harus bebas dari kesalahan

Ø Tepat pada waktunya adalah informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat

Ø Relevan adalah informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya .

G. NILAI INFORMASI

Nilai dari informasi (Value of information) di tentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya mendapatkannya. Akan tetapi perlu di perhatikan bahwa informasi yang di gunakan dalam suatu sistem informasi umumnya di gunakan untuk beberapa kegunaan.

Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

 Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.Komponen Sistem Informasi Membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

Ø Blok Masukan

 Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input di sini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

Ø Blok Model

 Blok ini terdiri dari kombinasi Prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Ø Blok Keluaran

 Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumen yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

Ø Blok teknologi

 Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama yaitu: Teknisi (Humanware), perangkat lunak (software )dan perangkat keras (hardware).

 Dan perangkat keras (hardware). Teknisi dapat berupa orang-orang yang mengetahui komputer dan membuatnya dapat beroperasi. Misalnya teknisi adalah operator komputer, pemrogram, operator pengolah data, spesialis telekomunikasi, analis sistem, penyimpan data dan lain sebagainya.

Ø Blok Basis Data

 Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan di gunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu di organisasikan sedemikian rupa, supaya informasinya bermutu.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Mangement Systems).

Ø Blok Kendali

 Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, kesalhan-kesalahan, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atapun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

H. KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Sistem Informasi Manajemen menurut George M. Scott adalah: kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.

Menurut Barry E. Cushing:Kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.

Menuruut Frederick H. Wu:Kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen.

Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah:

1. Kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi
2. Menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.

Secara teori, komputer tidak harus di gunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya tidaklah mungkin SIM yang komplek Dapat berfungsi tanpa melibatkan elemen non-komputer dan elemen komputer. Dari definisi yang diberikan oleh Gordon D davis juga menegaskan bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. SIM merupakan suatu sistem yang melakukan fungsi-fungsi untuk menyediakan semua informasi yang mempengaruhi semua operasi organi. MIS tergantung dari besar kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut:

1. Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dari transaksi keuangan.
2. Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan,promosi penjualan, kegiatan-kegiatapemasaran
3. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems)
4. Sistem informasi personalia
5. Sistem informasi distribusi
6. Sistem informasi pembelian
7. Sistem informasi kekayaan
8. Sistem informasi analisis kredit
9. Sistem informasi penelitian dan pengembangan
10. Sistem informasi teknik

Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memeberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen tingkat menengah dan manajemen tingkat atas. Adolph Matz dan Milton F. Usri menyebut Top level Management dengan executive manageman yang terdiri dari direktur utama, direktur dan eksekutif lainnya .

Pemasaran,pembelian,teknik,produksi, keuangan dan akuntansi. Sedang middle level management terdiri dari manajer-manajer divisi dan cabang. Lower level management disebut dengan operating management meliputi mandor dan pengawas. Robert J. Verzello dan John Reuter III menyebut top level dengan stategic level,middle level management dengan tactical level.

1. Sistem Informasi Akuntansi

Merupakan suatu informasi. Sistem informasi yang berbasis pada komputersekarang dikenal dengan istilah Sistem Informasi Akuntansi atau SIA (accounting information system atau AIS).

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) didefinisikan oleh Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin sebagai berikut SIA adalah suatu komponen orgtanisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi finanasial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan dalam perusahaan.

Menurut Robert G. murdick, Thomas C. fuller dan Joel E. Ross SIA adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawabuntuk menyadiakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk di gunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan

2. Peranan Sistem Informasi Bagi Manjemen

Manajemen membutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukannya. Sumber informasi untuk pengambilan keputusan manajemen bisa didapatkan dari informasi eksternal dan internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi berupa informasi yang dihasilkan dari operasi PDE (pengolahan data elektronik) dan info non PDE.

3. Kegiatan Manajemen

Kegiatan manajemen untuk masing-masing tingkatan dikategorikan:

a) Perencanaan Strategi (strategic planning), merupakan kegiatan manajemen tingkat atas

b) Pengendalian manajemen (management control), merupakan kegiatan manajemen tingkat menengah

c) Pengendalian operasi (operational control)

4. Perencanaan Stetegi

Menurut Frederick H. Wu Prose evaluasi lingkungan luas organisasi, penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi-strategi. Pada dasarnya perencanaan nstrategi meliputi hal-hal berikut ini:

a) Proses evaluasi lingkungan luar organisasi.

Lingkungan luar organisasi selalu berubah secara konstan dan perubahan ini mungkin dapat mengakibatkan perubahan strategi Pengaruh dari lingkungan luar dapat berupa kesempatan-kesempatan pasar, teknologi, tekanan-tekanan politik,sosial,persaingan,inflasi dan lain sebagainya. Lingkungan luar dapat memepengaruhi jalannya organisasi. Oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya. Manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan dari Lingkunagan luar yang dapat merugikan organisasi dan sedapat mungkin dapat merubah tekanan menjadi kesempatan.

b) Penetapan tujuan.

Tujuan ditetapkan oleh manajemen tingkat atas di dalam proses perencanaan strategi yang bersifat jangka panjang.

5. Penentuan strategi

Manajemen tingkat atas menentukan tindakan-tindakan yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untuk mencapai tujuan-tujuannya. Inilah yang dimaksud dengan strategi.

6. Pengendalian Manajemen

Pengendalian Manajemen adalah proses untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yang sudah ditetapkan dengan efektif dan efisien. Pengendalian manajemen merupakan tingkatan taktik, yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Pemrograman adalah proses menentukan program-program yang akan dilakukan oleh organisasi da memperkirakan sejumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk masing-masing program. Program adalah kegiatan-kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi-strategi yang telah disusun.

Contoh program misalnya adalah program penelitiandan pengembangan, program latihan karyawan dan sebagainya. Anggaran adalah adalah suatu rencana yang diungkapkan dalam satuan kuantitatif, biasanya dalam nilai mata uang untuk suatu periode waktu tertentu,umumnya satu tahun. Di dalam penyusunan proses anggaran, rencana-rencana ditentukan dalam bentuk Yang dihubungkan dengan tanggung jawab masing-masing manajer yang di beri beban untuk melaksanakan program tersebut atau beberapa bagian dari program. Di dalam proses penyusuna anggaran, program diterjemahkan dalam bentuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Prose pengembangan suatu anggaran adalah proses tawar menawar antara manajer dari masing-masing pusat pertanggungjawaban Dengan atasannya. Selama periode operasi nyata, catatan-catatan diselenggarakan untuk mencatat pemakaian-pemakaian sesungguhnya dari sumber-sumber daya dan pendapatan-pendapatan sesungguhnya dari sumber daya dan pendapatan-pendapatan sesungguhnya yang diperoleh. Catatan-catatan inisifatnya terstruktur sehingga data biaya-biaya .

Pendapatan-pendapatan diklasifikasikan baik secara program dan menurut pusat-pusat pertanggungjawaban. Manajer membutuhkan pelaporan yang berisi informasi tentang apa yang sedang terjadi untuk meyakinkan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan oleh masing-masing pusat pertanggungjawaban telah berjalan dengan terkoordinasi. Laporan-laporan juga digunakan sebagai dasar pengendalian. Laporan-laporan dibuat dari suatu analisis yang membandingkan kinrja sesungguhnya dengan rencananya dan menunjukkan perbedaan perbedaan-perbedaannya. Didasarkan pada laporan formal tersebut dan juga dari informasi yang didapat lewat jalur komunikasi informal, manajer menentukan tindakan apa yang harus dilakukan. Tindakan tersebut dapat berupa perbaikan operasi, perubahan anggaran Maupun pertimbangan-pertimbangan strategi baru.

7. Pengendalian Operasi

Pengendalian operasi adalah proses untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasi ini merupakan proses penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen. Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan di fokuskan pada tugas-tugas tingkat bawah.

I. TIPE KEPUTUSAN MANAJEMEN

Pengambilan keputusan adalah tindakan manajemen di dalam pemilihan alternatif untuk mencapai sasaran. Kegiatan dilaksanakan setelah keputusan diambil. Keputusan yang dilakukan oleh manajer tingkat atas adalah rutin dan berulang-ulang yang disebut dengan istilah terprogram (programmed) atau keputusan terstruktur (structured decision). Secara ringkas keputusan oleh manajemen dapat dibagi dalam tiga tipe:

Ø Keputusan tidak terprogram (non programmed) atau tidak terstruktur (unstructure decision)

Ø Keputusan setengah terprogram (semi programmed decision) atau setengah terstruktur (semi structure decision)

Ø Keputusan terprogram (programmed decision)

1. Keputusan tidak terstruktur

 Keputusan tidak terstruktur sifatnya adalah tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini dilakukan oleh manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk di dapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur dan merupakan keputusan yang jarang dilakukan.

2. Keputusan setengah terstruktur

 Keputusan setengah terstruktur sifatnya adalah sebagian yang dapat diprogram, sehingga masih membutuhkan pertimbangan-pertimbangan dari si pengambil keputusan. Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitunagan-perhitungan serta analis yang terinci.

3. Keputusan terstruktur

 Keputusan terstruktur sifatnya adalah berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan ini dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.

J. TIPE INFORMASI MANAJEMEN

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen, tipe informasinya adalah terinci, karena terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatnya, tipe informasinya adalah semakin tersaring.

K. KONSEP DASAR ORGANISASI SISTEM INFORMASI

Organisasi adalah sistem saling pengaruh-mempengaruhi antara orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu yang sama. Tujuan organisasi secara keseluruhan tidak mungkin dijalankan oleh seorang tertentu saja. Salah satu aspek pengorganisasian adalah menetapkan departemen-departemen.

Di dalam sutu perusahaan,departemenisasi harus dikelompokkan secara tegas karena menyangkut masalah wewenang, hak, harga diri, dan gaji. Misal manajer produksi dikatakan mengepalai suatu bagian, manajer penjualan yang setingkat dengan manajer produksi tidak akan puas bila dikatakan mengepalai suatu seksi Istilah departemen sebenarnya dimaksudkan untuk suatu area yang terpisah atau cabang dari suatu perusahaan. Sedang departemen di dalam suatu perusahaan menunjukkan hubungan dari suatu jenjang. jenjang departemenisasi dapat berupa yang tertinggi,yaitu dari kantor atau biro sampai bagian, cabang, unit dan subunit.

1. Bagan organisasi

 Bagan organisasi menunjukan bagaimana departemen-departemen di dalam organisasi di koordinasikan bersama-sama melalui sutu jalur wewenang dan tanggung jawab. Bagan organisasi adalah gambaran secara grafik yang menggambarkan struk kerja dari struktur organisasi. Bagan organisasi hanya dapat menunjukan hubungan wewenang yang formal saja dan tidak dapat menggambarkan seberapa Deskripsi tugas

Besar wewenag, tanggung jawab dan deskripsi pekerjaan yang terperinci.

2. Deskripsi tugas

 Deskripsi tugas merupakan suatu rincian yang menunjukkan posisi, tanggung jawab, wewenang, funsi dan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh seorang personil di dalam suatu organisasi. Deskripsi tugas perlu dibuat supaya masing-masing personil mengerti kedudukannya di dalam organisasi.

3. Organisasi Sistem Informasi

 Lokasi dari sistem informasi di dalam suatu organisasi masih belum ada kesesuaian yang pasti. Ada yang memisahkan dalam departemen sendiri yaitu dari departemen sistem informasi dan ada juga yang menggabungnya dengan departemen yang lainnya. Misal dengan departemen akuntansi yang di bawah koordinasi controller bersama-sama dengan departemen akuntansi. Pengaturan controller membawahi akuntansi dan PDE mempunyai beberapa keuntungan:

a. Perubahan dari sistem manual ke sistem komputer dengan diterapkannya departemen PDE tidak terlalu mengejutkan dan mudah di terima karena bukan merupakan departemen yang terpisah.

b. Peranan dan fungsi pengolahan akuntansi dan pelaporan keuangan terpusatdengan PDE sehingga fungsi dari akuntansi yang bertanggung jawab terhadap pengolahan transaksi serta penyediaan informasi keuangan kepada manajer fungsi yang lainnya dan kepada pihak luar lebih efektif.

Karena keberhasilan aplikasi komputer didalam kegiatan akuntansi seperti misalnya penggajian, piutang dagang dan pengendalian persediaan merupakan tanggung jawab akuntan sedang akuntan terlibat langsung di dalamnya. Maka diharapkan pengembangan aplikasi tersebut dapat segera mengena. Faktor yang perlu di perhatikan dalam bentuk struktur organisasi demikian adalah tentang peranan controller bersangkutan. Jika controller berhasil memahami dan menguasai teknologi pengolahan data elektronik, hal ini tidak menjadi masalah. Kekuatiran lebih lanjut adalah bahwa data yang di olah mungkin tidak hanya mengenaimasalah lainnya juga harus cukup.

Di beberapa organisasi, fungsi sistem informasi diorganisasikan secara terpisah dari fungsi akuntansi dan di bawah tanggung jawab manajer tersendiri,yaitu manajer PDE atau manajer sistem informasi. Alasan bahwa departemen sistem informasi atau departemen PDE berdiri sendiri tidak di bawah controller karena departemen PDE sebagai service departemen tidak hanya mengolah data akuntansi saja

ANALIS	PEMPROGRAM
a. Tanggung jawab terbatas pd pembuatan program komputer b. Pengetahuan terbatas pd teknologi komputer, sistem komputer, utiliti & bhs pemrograman. c. Pekerjaan pemprogram, sifat teknis hrs tepat dlm pembuatan intruksi program. d. Pekerja tidak dg banyak orang, dg analis sistem yg mempersipkan rancang bangun.	a. Pada sistem keseluruhan b. Pengetahuan hrs luas c. Pekerjaan scr garis besar d. Melibatkan hub banyak orang, prog, user & manajer

L. KEBIJAKSANAAN & PERENCANAAN SISTEM

1. Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manager puncak karena menejemen menginginkan guna meraih kesempatan yang tidak diraih pada sistem yg lama mempunyai banyak kelemahan

2. Dibantu oleh komite,

3. Tugas komite

Ø Mengkaji, menyetujui, membuat rekomendasi, yg berhub dg perencanaan sistem, proyek sistem, pengadaan PL & PK serta fasilitas lain

Ø Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sesuai rencana

Ø Memonitor kemajuan dr proyek sistem

Ø Menilai kinerja dr fungsi yg telah dikembangkan

Ø Memberikan saran/petunjuk thdp proyek sistem yg sdg dikembangkan

4. Langkah analis sistem

Ø Identify

Ø Understand

Ø Analyze

Ø Report

M. KEBAIKAN TEKNIK WAWANCARA

Memberikan kesempatan utk motivasi, orang yg diwawancari utk menjawab dg bebas dan terbuka thd pertanyaan Memungkinkan pewawancara utk mengembangkan pertanyaan sesuai dg situasi yg berkembang . Pewawancara bisa menilai kebenaran jawaban dr gerak gerik dan raut wajah scr langsung. Pewawancara dpt menenyakan kegiatan khusus yg tdk selalu tejadi.

1. Kebaikan Teknik Wawancara

a. Memberikan kesempatan utk motivasi, orang yg diwawancari utk menjawab dg bebas dan terbuka thd pertanyaan

b. Memungkinkan pewawancara utk mengembangkan pertanyaan sesuai dg situasi yg berkembang

c. Pewawancara bisa menilai kebenaran jawaban dr gerak gerik dan raut wajah scr langsung

d. Pewawancara dpt menenyakan kegiatan khusus yg tdk selalu tejadi

1. Kejelekan Wawancara

a. Membutuhkan waktu lama, relatif mahal

b. Keberhasilan wawancara tergantung dari kepandaian pewawancara dengan human relation

c. Wawancara tdk selalu tepat utk kondisi tempat tertentu ( ribut/ramai)

d. Wawancara sangat mengganggu orang yg kerja tsb bila wktnya sangat terbatas

1. Pertanyaan untuk Wawancara

a. Gunakan bhs yg baik sopan dan jelas

b. Jangan memasukan pendapat pribadi, sehingga jawabanya bias

c. Hindari pertanyaan yg panjang dan berbelit

d. Hindari pertanyaan yg menakutkan shg membuat khawatir yg diwawancarai

e. Hindaari pertanyaan mengkritik

f. Jangan gunakan kata sapa “anda/saudara /kamu tapi nama instansinya

1. Mempersipkan Wawancara

a. Aturlah pertemuan terlebih dahulu

b. Utarakan maksud dari wawancara

c. Aturlah wkt wawancara paling tepat biar tdk mengganggu kerja

d. Buatlah panduan suatu wawancara

1. Melakukan Wawancara

a. Mengenalkan diri terlebih dahulu

b. Menjelaskan apa tujuan dari wawancara dan hub proyek SI yg sedang dikembangkan

c. Menjelaskan peranan yg akan diberikan oleh orang yg diwawancarai dr hasil wawancara

d. Menghilangkan kesan menginterogasi

e. Pewawancara hrs mendengarkan scr teliti

f. Jagalah suasana tetap nyaman dan terarah

g. Jangan memotong omongan orang yg diwawancarai

h. Mintaklah pendapat atau ide yg belum diungkapkan

i. Jangan membuat asumsi jawaban yg tdk mendasar

j. Janganlah menggunakan istilah yg sulit dimengerti, (bhs komputer).

k. Bacalah rangkuman hasil wawancara, dan minta dibetulkan apabila ada kesalahan

l. Ucapkan terima kasih dan minta kesediaan kembali utk dihubungi bila mana perlu

1. Tindak Lanjut Pewawancara

a. Menjawab pertanyaan dg kira2 b. Menjawab pertanyaan hanya utk memuaskan pewawancara c. Jawaban tdk masuk akal d. Berhenti berbicara dan hasilnya dicatatan di ungkapkan e. Terlihat tergesa gesa f. Mempertahankan sistem yg lama dan tdk mengiginkan perubahan g. Menunjukan sikap yg tdk menyenangkan h. Menunjukan sikap menyimpan data krn takut diungkapkan i. Menolak memberi jawaban tanpa alasan j. Mengeluh thdp pekerjaan/rekan/atasan perlakuan yg tdk baik yg diterimanya k. Terlalu bersemangat dan muluk2dlm melontarkan ide

a. Setelah wawancara, validasi semua jawaban yg mencurigakan b. Hindari pertanyaan yg menjurus ke jawaban validasi c. Dengan akrab arahkan kembali ke pokok permasalahan d. Dengan terpaksa jgn gunakan catatan e. Usulkan menunda diganti hari lain f. Motivasi dg menguraikan & menjelaskan keadaan & cobalah beri pertanyaan yg lebih terinci g. Bersikap ramah dan tunjuka anda menghargai kesedianya serta jelaskan sumbangan2nya atas hasil wawancara h. Jelaskan wawancara utk perbaikan sistem, yakinkan bahwa anda tdk memojokan i. Jangan memaksa, tapi minta kesediaan utk membenarkan mencari jawaban ditempat lain ( anda mengecek kebenaranya) j. Dengarkan degan simpatik bila keluhan ini ada hub dg data yg diperoleh tunjukanlah keinginann anda utk membantu memecahkanya k. Dengarkan dengan sabar dan jangan mengkritik dan jangan terbawa scr emosional

N. OBSERVASI/PENGAMATAN

Salah satu teknik pengumpulan data yg cukup efektif. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yg sedang dilakukan.

1. Kebaikan Observasi

a. Data cenderung mempunyai keandalan yg tinggi

b. Dpt melihat langsung apa yg sedang dikerjakan

c. Dpt menggambarkan lingkungan fisik , dari gangguan peralatan, suara, penerangan dll

d. Dpt mengukur tingkat suatu pekerjaan yg rutin dg gerak dan waktu t = (tr+tp)x vr

e. T=wkt yg diperlukan utk 1 macam aktivitas

f. Tr=wkt rataan utk satu unit kegiatan

g. Tp=waktu penyesuaian utk satu unit kegiatan

h. Vr= volume rataan pekerjaan dlm periode wkt ttt

2. Kejelekan Observasi

a. Umumnya orang yg diamati merasa terganggu/tdk nyaman

b. Pekerjaan observasi tdk mewakili suatu tingkat kesulitan pekerjaan ttt

c. Dpt mengganggu pekerjaan yg dilakukan/membahayakan

d. Orang yg diamati cenderung melalukan lebih baik dr biasanya/ menutupi kejelekan

3. Petunjuk melakukan observasi

a. Rencanakan terlebih dahulu meliputi

Apa yg akan diobservasi, letaknya, kapan dilakukan, siapa yg akan melaksanakan, siapa yg akan diobservasi, bagaimana melaksanakanya.

b. Minta ijin terlebih dahulu dr manajer/pegawai terlibat

c. Bertindak dengan rendah hati

Lengkapi catatan selama obnservasi, kaji ulang hasil observasi dg individu yg terlibat

4. Petunjuk yg tdk boleh dilakukan

a. Mengganggu kerja individu

Terlalu menekankan terhadap pekerjaan yg tdk penting, jangan membuat asumsi2x

5. Daftar pertanyaan/quesioner

adalah suatu daftar berisi pertanyaan utk tujuan khusus memungkinkan analis sistem mengumpulkan data dan pendapat dari responden sesui dengan pendapat mereka

6. Kebaikan Daftar pertanyaan/quesioner

a. baik utk sumber data yg banyak dan tersebar

b. Responden tdk merasa terganggu dengan mengisi sesuai dengan wkt luang

c. Daftar pertanyaan relatif efisien utk sumber data yg banyak

d. Karena daftar pertanyaan tdk menunjukan identitas maka hasilnya lebih objektif

7. Kejelekan Daftar pertanyaan/quesioner

a. tidak menjamin responden utk menjawab pertanyaan dengan sungguh2x

b. Daftar pertanyaan tidak fleksibel ( terbatas pad yg tercantum di daftar pertanyaan itu saja

c. Pengumpulan sampel tdk dapt serentak/bersama-sama

d. Daftar pertanyaan yg lengkap sulit dibuat/terbatas

8. Pengambilan sampel

a. Pemilihan sejumlah item utk mewakili seluruh itemnya (banyak sampel hrs cukup, dpt mewakili populasi, stabil)

b. Data parametrik dan non parametrik Secara rendom, sistimatik, bertingkat hubunganya dengan statistik dan SPSS